پریدن از روی نوار فرمان ها
پیوند به محتوای اصلی

بخش دسترسی سریع

صفحه اصلی
1393/05/26 04:56 ب.ظ
جزئیات مربوط به تخصیص – اعمال نرخ پرداخت در زمان های مختلف

تا اینجای کار ما در مایکروسافت پروجکت، برای ساعات کاری که برای منابع پروژه در نظر گرفتیم یک هزینه ثابت در نظر گرفتیم. اما گاهی پرداخت های ما از این قاعده خارج می شوند. یعنی می بایست فکر ساعات غیر ساعات کاری ای که تعریف کرده ایم نیز باشیم. برای مثال عوامل انسانی کار که جزو منابع ما هستند، مجبور می شوند برای رسیدن به زمان بندی پروژه اضافه کاری کنند. به همین منظور خارج از ساعات کاری نیز برای آنان می بایست هزینه ای را متحمل شویم. اما مایکروسافت پروجکت زمانی را هم پیش بینی کرده که در آن جدای اینکه دستمزد ساعت کاری تفاوت دارد، دستمزد برای اضافه کاری نیز تفاوت خواهد داشت.

مایکروسافت پروجکت یا MSP این نکته را مد نظر قرار داده و برای اعمال این کار راه آسانی همانند سایر موارد مربوط به تخصیص در اختیار ما قرار می دهد. در مایکروسافت پراجکت برای هر پنج Cost Rate منابع در زمان های مختلف می توانیم 25 مبنای پرداخت اختصاص دهیم.

 MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 10.jpg

برای این کار به ترتیب زیر عمل می کنیم :

1.  از منوی View گزینه Resource Sheet را انتخاب می کنیم.

2.  در ستون Resource Name منبع خود را انتخاب و با راست کلیک و انتخاب Information به پنجره Assignment Information می رویم.

3. در برگه Cost در سلول اول Effective Date را می بینیم. که قاعدتا مربوط جدول A است. در این ستون تاریخ مورد نظر برای اعمال تغییر نرخ پرداخت را وارد می کنیم.

4. در دومین سلول Standard Rate را مشاهده می کنیم که هم به صورت درصدی از مبلغ قبلی است که عرفا برای هر ساعت اضافه کار 20 درصد به مبلغ ساعات کاری قبل اضافه می شود، و هم می توانیم مبلغ جدید را وارد کنیم.

5. ستون مربوط به اضافه کاری و ... را نیز به دلخواه و یا با توجه به پروژه اتان پر کنید.

6. سپس Ok کرده تا مایروسافت پروجکت تغییرات را ثبت و از پنجره خارج شود.

از این پس بر طبق روش اعلامی ما پرداخت ها برای منابع صورت می گیرند. 

1393/05/22 12:11 ب.ظ
جزئیات مربوط به تخصیص - اعمال نرخ های متفاوت پرداخت برای منبع
 

اکنون به وارد نمودن نرخ پرداخت متفاوت برای منبع می پردازیم. دقت کنید که این عمل در ادامه اعمال نرخ هزینه متفاوت برای یک منبع است و نحوه اعمال آن را تعیین می کند.

نرخ پرداخت برای منابع مختلف نیز قاعدتا پنج گزینه قبل را دارد. برای درک این موضوع تصور کنید دستیار گچ کار می تواند یک یا چند روز به جای دستیار بتون ریز کار کند. ولی نرخ هزینه این دو دستیار با یکدیگر متفاوت خواهد بود. برای اعمال این دو مقدار هزینه متفاوت باید به جدول Cost Rate برویم. سپس پس از آن که منبعی را به فعالیتی اختصاص دادیم، نوع پرداخت را در هر فعالیت به طور مجزا اعمال می کنیم.

MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 9.jpg 
 
 

به ترتیب زیر این کار را انجام می دهیم :

1. از منوی View روی Resource Sheet کلیک می کنیم.

2. در این نما منبع مورد نظر را انتخاب و با راست کلیک بر روی آن و انتخاب Information به Resource Information می رویم.

3. به سربرگ Cost بروید، در Cost Rate Table برگه B را انتخاب کنید.

4. عدد پیش فرض مایکروسافت پروژه h/0.00$ در ستون Standard Rate را انتخاب و سپس مقدار دلخواه با توجه به پروژه را وارد می کنیم.

5. در Overtime Field ( مبنای اضافه کاری ) عدد دلخواه را وارد و ثبت کنید.

6.  OK کنید تا تغییرات ثبت و پنجره بسته شود.

ذکر این نکته شاید الزامی باشد که در کشوری چون ایران اگر مواردی چون هزینه را قبل از پروژه وارد کنیم نیاز به به روز رسانی زیادی خواهیم داشت. لذا معمولا از این کار صرفه نظر می کنند. 

1393/05/22 10:30 ق.ظ
جزئیات مربوط به تخصیص - اعمال نرخ های متفاوت هزینه
 

در ادامه مباحث مربوط به تخصیص ها به به اعمال نرخ های هزینه ای متفاوت برای تخصیص ها می پردازیم. در مایکروسافت پروجکت برای هر منبع از پنج نرخ پرداخت دستمزد استفاده نمود. با این کار نرخ پرداخت های متفاوتی را برای تخصیص های مختلف اعمال خواهیم کرد. مایکروسافت پروژه به صورتپیش فرض نرخ پرداخت A را برای تخصیص هزینه ها استفاده می کند. اما از آدرس زیر می توانیم چهار جدول نرخ دیگر را برای تخصیص ها به کار ببریم.

MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 8.jpg


به ترتیب :

1. به منوی View رفته و از آن جا Task Usage را انتخاب کنید.

2. در این منو ID منبعی را که می خواهید انتخاب کنید.

3. از Tables جدول هزینه ( Cost ) را برای نمایش انتخاب کنید. ( به ستون Total Cost در نمای Task Usage دقت کنید. )

4. با راست کلیک بر روی منبع مورد نظر Assignment Information را انتخاب و به سربرگ General بروید.

5. پایین در کادر Cost Rate Table هر کدام از جداول هزینه را می توانید انتخاب کنید.

              6. Ok کنید تا Assign Info بسته و تغییرات اعمال گردند.

1393/05/19 04:40 ب.ظ
جزئیات مربوط به تخصیص - اعمال هم ریختی رو تخصیص
 
 

در ادامه پست دیروز، امروز به سایر ویژگی های نرم افزار مایکروسافت پروجکت در مبحث تخصیص ها می پردازیم. در مایکروسافت پراجکت، در نماهای Resource Usage و Task Usage می توان چگونگی توزیع زمان بندی کار منبع روی فعالیت ها را ببینید. همچنین جزئیاتی چون مقادیر ساعت کار روی هر منبع نیز نمایش داده می شود که قابل تغییر توسط کاربر است. برای این تغییر دو راه داریم.

اول این که در مایکروسافت پروجکت به صورت مستقیم در این نماها مقادیر تخصیص یافته را در Timescale تغییر دهیم.

دوم آن که یک Contour پیش فرض برای هر تخصیص تعریف کنیم. ( این Contour ها معمولا با الگوی گرافیکی توزیع کار را نمایش می دهند. مثلا Contour زنگوله ای ( اگر زمان انجام را در روزهای مختلف به ترتیب بنویسیم شکل آن شبیه یک زنگوله خواهد بود. ) ابتدا و انتهای تخصیص کار کمتر و در میانه تخصیص بیشترین حجم کار را در نظر می گیرد. )

جهت ایجاد Contour فعالیت مورد نظر را انتخاب و ID آن را باز کرده و منبع مورد نظر را انتخاب کنیم. مایکروسافت پروجکت به طور طبیعی به طور یکسان روزی 8 ساعت از تمامی منابع را به آن فعالیت اختصاص می دهد. این تخصیص از نوع هم ریختی Flat است. فرض کنید می خواهیم یک هم ریختی Back Load ایجاد کنیم. همانند عکس پست قبل به Assign Information رفته و در سربرگ General از کادر Work Contour گزینه Back Load را انتخاب و Ok می کنیم. مایکروسافت پروجکت همریختی Back Loaded را برای این منبع تخصیص یافته اعمال می کند و یک نماد Contour در کنار منبع قرار می دهد.

MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 7.jpg 
 
 

در به کار گیری یکی از این دو روش این نکته را باید مد نظر قرار دهیم که چه نیازی برای پایان دادن به کار داریم. مثلا اگر فعالیتی در زمان تعیین شده اش دارای شیب رو به بالا باشد به جای کاربرد دستی بهتر است از Back Loaded که دقت بیشتری دارد استفاده کنیم. ( در کل محاسبات مایکروسافت پروجکت دقت بسیار خوبی دارند. )

 
 
1393/05/19 09:42 ق.ظ
جزئیات مربوط به تخصیص - تأخیر در زمان تخصیص منابع
 
 
 
 

در پست قبلی به چگونگی مشاهده مسیر بحرانی در مایکروسافت پروجکت رسیدیم و اکنون زمان آن است که به منابع و جزئیات مربوط به تخصیص دهی بپردازیم.

در هر پروژه ما تعدادی منبع مانند سیمان و کارگر و بنا و ... را وارد می کنیم و روزهای در دسترس بودن آن ها را برای نرم افزار تعریف می کنیم. ( مثلا هفته اول کار را با دو بنا و از هفته دوم تا پنجم با سه بنا و از آن پس با دو بنا کار را ادامه می دهیم. ) مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) برای هر منبع کاری در نظر می گیرد. با مشخص کردن Max Units حداکثر سقف در دسترس یا یا بیشترین توانی که منبع می تواند جهت تکمیل فعالیت ها داشته باشد را مشخص می کنیم. ما در تقویم کاری منبع ساعات کاری منابع را که تعیین می کند منبع در چه زمانی کار کند را مشخص می کنیم. ( که باز هم بیشترین آن Max Unit بوده و دامنه ای را که منبع بدون تداخل می تواند در آن کار کند را نشان می دهد )

از منوی View و نماهای Resource که قبلا توضیح داده شد می توانیم برای مشاهده منابع و نحوه استفاده آن ها استفاده کنیم.

اطلاعات مربوط به منابع را از طریق راست کلیک بر روی پروژه و انتخاب آن فعالیت و انتخاب Task Information و سربرگ Resource پر می کنیم. نکته این که بخش Units را براساس واحد یا درصد می توانیم بیان کنیم و همانگونه که از اسمش پیداست بیانگر واحد منبع مورد استفاده ماست. مثلا اگر در فعالیتی ما کارگری را 24 ساعت بخواهیم و روزی 8 ساعت کار برای او تعریف کرده باشیم و همین یک کارگر را داشته باشیم بر اساس درصد ما می بایست به او 300 درصد اختصاص دهیم. مایکروسافت پروجکت به صورت خودکار و با توجه به پیش نیازی و پس نیازی ها کار را به کارگر اختصاص خواهد داد.

حالا فکر کنیم که یک فعالیت ما شامل چند منبع است و مایکروسافت پروجکت به آن فعالیت منابع را تخصیص داده است. در عمل می خواهیم منبع یا منابعی دیرتر از منبع یا منابعی دیگر آغاز به کار کند. این عمل در مایکروسافت پروجکت پیش بینی شده است. برای مثال ما یک بنا و دو دستیارش را داریم که به همراه شخصی که به کارشان نظارت می کند. قطعا شخصی که قرار است روی کار بنا و دستیارانش نظارت کند می بایست دیرتر به کار گرفته شود یا از او در جاهای دیگر استفاده کنیم. بدین منظور در مایکروسافت پروژه از کاربرگ View نمای Task Usage را انتخاب می کنیم. اکنون با رفتن با تاریخ پروژه منبع تخصیص یافته به هر فعالیت را در زیر آن مشاهده می کنیم.

MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 6.jpg 
 
 

پس از انتخاب و بررسی منابع روی Task Name و منبع مورد نظر راست کلیک کرده و از گزینه Information به Assign Information می رویم. در آنجا در بخش Start تاریخ شروع به کار منبع را به زمان دلخواه تغییر می دهیم. 

 
 
 
 
1393/05/12 09:55 ق.ظ
آموزش سریع و ابتدایی مایکروسافت پروجکت - قسمت پنجم
 

در پست قبل تا آنجا رسیدیم که بتوانیم روی برخی فعالیت ها برحسب نیاز بتوانیم یادداشت هایی اضافه کنیم تا اشخاصی که جدید فایل پروژه ما را مطالعه می کنند نیز بتوانند همانند ما که پروژه را وارد نرم افزار کرده ایم درک کنند.

در این پست به نظارت بر روی طول زمان پروژه و به دست آوردن مسیر بحرانی با نرم افزار مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) می پردازیم.

معمولا در ابتدای طرح پروژه نمی دانیم پروژه ما چقدر زمان می برد. تنها زمان فعالیت ها را تخمین زده ایم و آن ها وارد مایکروسافت پروجکت کرده ایم. ممکن است پس از وارد کردن فعالیت ها بخواهیم طول مدت زمان پروژه را بدانیم. مایکروسافت پروجکت این کار را برای ما انجام داده است.

در مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) یا تاریخ شروع پروژه را از ما می گیرد و با توجه به زمان فعالیت هایی که به آن می دهیم زمان اتمام پروژه را به ما اعلام می کند؛ یا می بایست تاریخ پایان پروژه را به نرم افزار بدهیم و مایکروسافت پروجکت زمان شروع به کار برای پروژه را به ما اعلام کند.

مایکروسافت پروجکت همانگونه در معرفی آن در پست های قبل اشاره کردیم، به صورت خودکار بسیاری از عملیات پروژه را محاسبه کرده و در حافظه اش ذخیره می کند. یکی از این موارد همان طول مدت زمان پروژه است که ما نیاز داریم. ساده ترین راه برای دسترسی به این آمار Project Information است. برای دسترسی به Project Information از کار برگ Project و بخش Properties می توانیم Project Information را ببینیم.

006- MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 5 01.jpg

 

همانگونه که گفته شد، مشاهده می کنید ما اجازه ویرایش تاریخ این پنجره را نداریم. مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) قابلیت جزئی تر نگاه کردن به Duration را نیز برای ما فراهم کرده است. برای مشاهده نمایش اطلاعات جزئی تر از Project Information، در پایین همین پنجره دکمه Statistics را انتخاب می کنیم. البته از منوی File\Info\Project Information و انتخاب Project Statistics نیز به همین پنجره می رسیدیم.

در این پنجره اطلاعات جزئی خوبی گردآوری شده اند؛ شاید مهمترین بخش هایی که ما به آنها احتیاج پیدا کنیم Current Finish Date و Current Duration باشند. Current Finish Date تاریخ کنونی پایان پروژه را با توجه به عملکرد ما به هنگام اجرای پروژه نمایش می دهد که از آن عقب ماندن، جلو افتادن یا به هنگام بودن عملکردمان را به سهولت می فهمیم (سایر کاربردها را در طی آموزش در خواهید یافت) و Current Duration نیز بیان کننده تعداد روزهای کاری در هفته (نه همه روزهای هفته) می باشد، که بین تاریخ شروع و خاتمه پروژه مسستر است. با این چنین قابلیت هایی، مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) ما را از محاسباتی وقت گیر بی نیاز می سازد.

در پروژه ها به مسیری " مسیر بحرانی یا Critical Path " می گویند که طول مدت زمان پروژه را تعیین می کند. این مسیر شامل فعالیت هایی است که با تغییر در زمان هر یک از آن ها زمان پروژه نیز تغییر می کند.

006- MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 5 02.jpg


تعاریف مسیر بحرانی متفاوت است. به مسیری که مجموع مدت زمان فعالیت های آن بیشترین باشد یا مسیری که شناوری کل آن صفر باشد یا مسیری که با به تأخیر افتادن آن پروژه به تأخیر می افتد یا ... مسیر بحرانی می گویند. هر پروژه حداقل یک زمان بحرانی دارد. شناخت مسیر بحرانی اهمیت بسیاری در پروژه ها دارد. با شناخت این مسیر و کوتاه کردن ( اگر امکان داشته باشد ) آن می توانیم هزینه زیادی را از دوش پروژه برداریم.

مسیرهایی غیر بحرانی فعالیت هایی دارند که با تعویق در انجام آنها تا حدی که زمان کل مسیر از زمان مسیر بحرانی بیشتر نشود طول مدت زمان پروژه تغییری نمی کند. به این فرجه زمانی که این فعالیت ها دارند فرجه یا شناوری یا Slack می گویند. شناوری ها به 4 شکل مختلف بررسی می شود که شناوری مستقل، آزاد، ایمنی و کل نام دارند. ( Independent Flow(IF), Free Flow(FF), Safety Flow(SF), Total Flow(TF) )

برای داشتن ستون های مربوط به شناوری های مختلف کافیست Add New Column را انتخاب و شناوری ای را که می خواهیم انتخاب کنیم.

006- MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 5 03.jpg

 

گفتن این نکته در اینجا نیز لازم است که برای داشتن ستونی دلخواه کافیست در قسمت Add New Column یک نام برای ستون انتخاب کنیم و روی آن راست کلیک کرده و Custom Fields را انتخاب کنیم. سپس با توجه به شکل می توانیم فرمول دستوری را که مایکروسافت پروجکت به صورت پیش فرض قرار نداده را وارد کنیم. این کار بیشتر برای شرکت های خاص مورد استفاده قرار می گیرد که نیاز به فرمولی در مدیریت پروژه شان دارند. در حالت معمول هنگام کار با مایکروسافت پروجکت کامل بودن داده های آماری ستون هایش و نمایش زیبای اطلاعات را مشاهده خواهید کرد.

006- MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 5 04.jpg

 

برای مشاهده مسیر بحرانی و درک شبکه (CPM : Critical Path Method ) در مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) راه های زیادی وجود دارد. ساده ترین ها دیدن Network Diagram در منوی View یا Gantt Detail در More View از Other View در منوی View می توان به سادگی مسیر بحرانی را که مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) به رنگ قرمز نشان می دهد را مشاهده کنید. 

1393/05/12 09:50 ق.ظ
آموزش سریع و ابتدایی مایکروسافت پروجکت - قسمت چهارم
 

در ادامه بحث ساخت پروژه و پیوست به پست قبل از ساختار WBS آغاز خواهیم کرد. اساس کار WBS کمک به پروژه ها و ساده سازی آن ها توسط کدگذاری است. فعالیت ها براساس موقعیت شان در پروژه و مدلسازی ما صورت می پذیرد.

در پست قبل به مراحل ساخت ساختمان دو طبقه اشاره کردیم و آن ها را به ترتیب 1 تا 6 شماره گذاری کردیم. حال می دانیم که « اجرای پی » شامل Subtask هایی به نام های « گودبرداری و پی کنی، تسطیح و رگلاژ کف پی، اجرای بتن مگر، آماده سازی و اجرای آرماتورهای پی، اجرای قالب بندی پی، اجرای بتن پی و عمل آوری بتن پی » می باشد که WBS این هفت زیرفعالیت به این صورت نوشته می شود.

1.2.1 گودبرداری وپی کنی

1.2.2 تسطیح و رگلاژ کف پی

1.2.3 اجرای بتن مگر

1.2.4 آماده سازی و اجرای آرماتورهای پی

1.2.5 اجرای قالب بندی پی

1.2.6 اجرای بتن پی

1.2.7 عمل آوری بتن پی

( اجرای پی دومین فعالیت پروژه ساخت ساختمان دو طبقه است. پس کد مربوط به آن 1.2 است. به همین ترتیب اجرای بتن پی ششمین زیر فعالیت از فعالیت اجرای پی است؛ بنابراین کد WBS آن 1.2.6 خواهد بود. )

MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 4 (1).jpg

 

فعالیت ها تحت چهارنوع رابطه می توانند با یکدیگر لینک شوند. (شروع به شروع ( SS )، پایان به پایان ( FF )، شروع به پایان ( SF ) و پایان به شروع ( FS ) )

تعریف هر فعالیت مربوط به درس کنترل پروژه است. در MSP (مایکروسافت پروجکت) این روابط در Gantt Chart و Network Diagram با خطوط فلش داری که بین فعالیت ها متصل است مشخص می شود و در لیست فعالیت ها واضح و محسوس نیست.

MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 4 (2).jpg

 

برای شناخت محدودیت های زمانی ( Constraint Date ) مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Projrect 2010 ) دو ویژگی جالب به نرم افزار افزوده است. می توانیم دو ستون جدید به نام های Constraint Date و Constraint type به صفحه فعالیت ها اضافه کنیم تا تاریخ و یا نوع محدودیت فعالیت از نوع زمان را بشناسیم. منشأ اصلی این محدودیت ها در حقیقت اشتباه در تخمین مدت زمان فعالیت ( Duration ) توسط ما می باشد.

یکی از مشکلات خطا و ریسک در هر پروژه برآورد نادرست مدت زمان فعالیت ( Duration ) هاست. برای تخمین صحیح Duration باید دو نکته را مد نظر قرار دهیم. اول اینکه Duration کل پروژه تحت تأثیر Duration فعالیت های آن است. یعنی نمی توانیم بگوییم این پروژه n روز طول می کشد، سپس فعالیت ها را بر آن اساس مرتب کنیم. مثلا پروژه های بزرگ تمایل به فعالیت های بلند مدت و پروژه های کوچک احتیاج به فعالیت های کوتاه دارند. و دوم اینکه در زمان انجام پروژه عمل کردن طبق برنامه را رها نکنید؛ به این معنا که اگر بخواهیم بخشی از برنامه ریزی مدلسازی در پروژه واقعی اجرا شود و نمود کامل پیدا کند می بایست واحد زمانی درست مربوط به آن را به کار ببریم. مثلا برای پروژه نفتی دو ساله زمان فعالیت های ریز در حد چند ساعت و یا دقیقه را دقیقا مشخص نکنیم.

برای یک برآورد صحیح توجه به نکات زیر الزامی است :

1. استفاده از داده ها مستندات قبلی و پروژه های این چنینی که اخیرا انجام شده اند.

2. مصاحبه با افرادی که روی انجام فعالیت ها کار کرده و یا نظارت دقیق داشتند.

3. از مدیران پروژه های مشابه مشورت بگیرید.

4. سازمان هایی که در امر کنترل و مدیریت پروژه کار می کنند وجود دارن که برای کمک از آن ها می توانیم استفاده کنیم.

در یک زمان بندی یک پروژه همیشه به یاد داشته باشیم که برآورد خوب یک پروژه از فعالیت زیاد ولی بیهوده برای پروژه به مراتب بهتر است.

MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 4 (3).jpg

 

گاهی در وارد کردن یک فعالیت نیاز می شود که توضیح بیشتری را ارائه کنیم تا ابهام یا ایهامی در مورد فعالیت وجود نداشته باشد. مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Projrect 2010 ) این نیاز را برطرف کرده است. مایکروسافت پروجکت نه تنها برای فعالیت ها، بلکه برای منابع و کارهای محوله نیز قابلیت یادداشت را فراهم کرده است. برای یادداشت گذاری به Task Information سربرگ Notes میرویم. در این بخش به راحتی و با امکانات کمی از مایکروسافت آفیس ورد ( Microsoft Word ) نکته یا توضیحی را می توانیم یادداشت کنیم. اما مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Projrect 2010 ) قابلیت بهتری نیزی دارد. با کلید Insert Object تنوعی از فایل های کاربردی و عکس و تعدادی از خانواده آفیس ( Office ) را به این مجموعه بیافزاییم که ما را در رساندن مفهوم برای ذینفعان یا اشخاص ثالثی که از فایل مایکروسافت پروجکت Microsoft Project.mpp استفاده می کنند، کمک می کند.

این یادداشت ها ( Notes ) در فایل مایکروسافت پروجکت ذخیره می شوند و قابلیت چاپ نیز توسط نرم افزار برای آن ها فراهم شده است.

MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 4 (4).jpg

 

با نوشتن یک Note هنگامی که نشانگر Mouse را روی آن فعالیت ببریم، در یک Screen Tip یادداشت ما ظاهر خواهد شد.

در پست بعدی به نظارت روی طول زمان طرح پروژه و به دست آوردن مسیر بحرانی با مایکروسافت پروجکت خواهیم. 

1393/05/12 09:39 ق.ظ
آموزش سریع و ابتدایی مایکروسافت پروجکت - قسمت سوم
 در پست قبلی آماده زمان بندی شدیم و شروع به مشخص کردن فعالیت ها و وظایف یک پروژه کردیم. به همین منظور باید سئوال هایی را طرح کرده تا با پاسخ به آنها وظایف هر بخش دقیقا مشخص شود.

به عنوان مثال می خواهیم یک ساختمان دو طبقه بسازیم.

- برای شروع و خاتمه پروژه چه فعالیت هایی باید انجام دهیم ؟

- این پروژه چند مرحله دارد ؟

- در هر مرحله نیاز به چه فعالیت هایی داریم ؟

- هر کدام از فعالیت ها چه مقدار زمان نیاز دارند ؟

- ... .

برای ساخت یک ساختمان دو طبقه مراحل زیر را داریم :

1. تجهیز کارگاه

2. اجرای پی

3. اجرای اسکلت بتنی

4. اجرای سفت کاری

5. اجرای نازک کاری

6. تمیز کاری و برچیدن کارگاه

که هر یک از این فعالیت ها دارای زیر فعالیت ( Sub-Task ) مخصوص به خود هستند. برای مثال اجرای اسکلت بتنی خود شامل «اجرای ستونهای طبقه اول، اجرای سقف طبقه اول، اجرای ستونهای طبقه دوم و اجرای سقف طبقه دوم» می باشد که باز هم جزئی تر می شود. مثلا اجرای ستون های طبقه اول شامل « آرماتوربندی، قالب بندی و بتن ریزی و نگهداری» است. با این تفاوت که در این جا باید دقت کنیم که عین این عملیات در ساخت ستون های طبقه دوم نیز تکرار خواهد شد. و از آنجایی نام فعالیت یا وظایف ( Tasks ) در مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Projrect 2010 ) می بایست Unique باشند پس نامگذاری را به این صورت تغییر می دهیم : « آرماتوربندی 1، قالب بندی 1 و بتن ریزی و نگهداری 1».

پیشنهاد می شود برای بهتر انجام دادن این مرحله از یک To Do List (لیست وظایف) استفاده کنید.

بعد از اینکه تمامی فعالیت ها و وظایف را مشخص کردیم و ساختار شکست کار برای ما واضح شد به وارد کردن آن ها در مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Projrect 2010 ) می پردازیم. از این مرحله به بعد آسانی کار با مایکروسافت پراجکت را حس خواهید کرد و از آن لذت می برید.

در اولین ستون می بایست مقادیر WBS و در ستون دوم حالت وظیفه را وارد کنیم. حالت وظیفه به دو صورت زمان بندی خودکار یا زمان بندی دستی است که ما زمان بندی دستی را انتخاب می کنیم و فعالیت (وظایف) بعدی را Auto Shceduled می کنیم. مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Projrect 2010 ) خودش زمان ها را به روز می کند.

بر روی اولین ردیف خالی ستون Task Name کلیک کنید تا با نوشتن شرح اولین وظیفه وارد کردن اولین فعالیت را آغاز کنیم. عویض تر کردن Task Name هم با کشیدن سمت راست آن هم با دوبار کلیک بر روی Task Name ( که double click باعث می شود تا عرض نوار به به اندازه بیشترین شرح شود.) صورت می گیرد.

سپس ستون بعدی یعنی Duration را پر می کنیم. ( کلید Tab به ستون بعدی می رود. ) در ابتدا یک روز (1d) را قرار می دهد و ما زمانی را که برای فعالیت پیش بینی کرده ایم را وارد می کنیم. برای وارد کردن هم با فلش های قرار داده شده هم به صورت وارد کردن عدد می توانیم زمان دهیم. معمولا اولین Task نام پروژه ای است که قرار است انجام دهیم. اگر بخواهیم واحد زمانی را از روز نیز تغییر دهیم از واحدهای زیر استفاده می کنیم.

روز : d  –     دقیقه : m  –     ماه : mon  –     ساعت : h  –     هفته :  w –     روزهای سپری شده : ed

اگر از واحدهایی غیر از این واحد ها استفاده شود مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Projrect 2010 ) زمانی برای Task در نظر نمی گیرد. با Double-Click روی Task می توانیم Task Information را مشاهده کنیم. در پنجره باز شده چندین کاربرگ مختلف مشاهده می کنید که در هر کدام می توانید اطلاعاتی از فعالیت را وارد کنید. اگر قرار باشد فعالیت به Sub-Task تقسیم شود، در پایین کاربرگ General می بایست تیک Roll-Up را بزنیم. اگر Task جدیدی ایجاد کنیم می بایست دقت کنیم که نرم افزار آن را هم سطح قبلی در نظر می گیرد که بعدا با تشکیل WBS و پر کردن قسمت مربوط به آن تقسیم ها مشخص می شوند.

به فاز بندی فعالیت ها در مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Projrect 2010 ) می رسیم. در این مرحله می بایست طوری فعالیت ها را دسته بندی کنیم که هر کسی که جدیدا مدلسازی ما را مشاهده می کند، بتواند فعالیت های اصلی را بشناسد و آن ها را از زیر فعالیت ها ( Subtasks ) تمایز دهد. شرکت Office ، در مایکروسافت پراجکت ( MSP ) مانند برادر خود Word، کاری کرده تا با ایجاد Outline ها (فرورفتگی ها و برآمدگی ها) فعالیت ها و زیرفعالیت ها ( Tasks and Subtasks ) شناخته شوند. به فعالیت هایی که فازها را مشخص می کنند Summary Task یا فعالیت مادر یا مولد می گویند که قاعدتا ما در Duration ، Start Time و اطلاعات آن نقشی نداریم.  زیرا نرم افزار از اطلاعات مختص به Subtasks، آن ها را محاسبه خواهد کرد. فعالیت های مادر ما را در رسیدن به اطلاعاتی سریع در مورد فازهای عمده پروژه بسیار کمک می کنند.

برای مثال مراحلی را که برای ساخت ساختمان دو طبقه در نظر گرفتیم فازهای عمده پروژه ساختمان دو طبقه بودند.

در پست بعد به ساختار WBS و ادامه کار خواهیم پرداخت.

 

1393/05/12 09:30 ق.ظ
آموزش سریع و ابتدایی مایکروسافت پروجکت - قسمت دوم

در پست قبل به مفهوم و آشنایی ظاهری با قسمت هایی از نرم افزار مایکروسافت پروجکت که برای شروع کار لازم بود پرداختیم. در این پست به ساخت پروژه در مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project ) می پردازیم. بدین منظور از منوی File گزینه New را پیدا و انتخاب می کنیم. سه بخش به ترتیب شامل قالب های موجود ( خود شامل پروژه خام، قالب هایی که اخیرا استفاده کرده ایم، قالب های شخصی)، قالب جدید از ابزارهای موجود ( شامل پروژه های موجود، داده های پروژه موجود در اکسل، داده های موجود در لیست وظیفه شیرپوینت ( Mcirosoft Sharepoint ) ) و مجموعه های دسته بندی شده در سایت آفیس ( Office.com ) وجود دارد که ما پروژه خام ( Blank Project ) را انتخاب می کنیم. مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) یک پروژه جدید در یک صفحه جدید باز می کند. ( اگر Project1 باز بود با این کار مایکروسافت پروجکت Project2 را برای ما باز می کند. )

MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 2 (1).jpg

 

پس از اینکه توانستیم پروژه جدیدی باز کنیم می بایست بتوانیم پروژه را در مایکروسافت پروجکت  ذخیره کنیم. زیرا ذخیره سازی داده همواره در اولویت خواهد بود. برای ذخیره سازی در مایکروسافت پروجکت باز از منوی File اقدام می کنیم. گزینه Save As را انتخاب می کنیم تا پنجره جدیدی برای ما باز شود. از بالای صفحه تا مکان File Name فضایی برای Making Destination یا ایجاد مقصد است. پس از انتخاب جایی که می خواهیم فایل پروژه در آن قرار بگیرد، اقدام به انتخاب یک نام برای فایل پروژه می کنیم. ( نام پیش فرض مایکروسافت پروجکت Project[Num] است. ) در قسمت بعدی نوع فایل ذخیره را باید انتخاب کنیم. به صورت پیش فرض مایکروسافت پروجکت نوع Project را قرار می دهد که پسوند فایل را .mpp می کند. ( نوع های دیگر را خودتان می توانید به راحتی چک کنید. ) قسمت ODBC منبع داده ها را مشخص می کند که گزینه ای کاملا Optional بوده و در صورت وجود پایگاه داده غیر از داده های روی کاغذ یا وارد کردنی در مایکروسافت پروجکت از آن استفاده می کنیم. دکمه های Save و Cancel نیز به ترتیب برای ذخیره و انصراف از ذخیره به کار می روند. اما گزینه Tool که در کنار Save می بینید، دارای دو گزینه است که گزینه اول برای ذخیره روی شبکه و گزینه دوم برای رمز گذاری روی فایل پروژه است. مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) این قابلیت را به آسانی در اختیار کاربر قرار می دهد تا هنگام ذخیره فایل پروژه اش را رمزگذاری کند. این رمزگذاری نهایتا فایل ها را Read-Only می کند. یعنی از دیده شدن اطلاعات بدون پسورد یا تغییر با پسورد اولیه جلوگیری می کند. اما جلوی نابودی فایل را نمی گیرد. از این مرحله به بعد که مکان و نوع فایل ذخیره را انتخاب کردیم دیگر با  فشردن کلیدهای Ctrl+S یا رفتن به File/Save  می توانیم فایل را ذخیره کنیم. و با بستن برنامه و Cut یا Copy گرفتن یا Save As مجدد مقصد را تغییر دهیم.

MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 2 (2).jpg

 

اکنون به وارد کردن مشخصات پروژه رسیده ایم. مایکروسافت پروجکت هم مانند سایر اعضای خانواده اش یک سری اطلاعات از مشخصه های ( Entities ) فایل را برای خود ذخیره می کند. این اطلاعات را کاربر وارد نمی کند؛ مانند تعداد دفعات استفاده از فایل و ... . اما مشخصات دیگری نیاز دارد که کاربر می بایست آن ها را وارد کند که از کلید واژه برای Search فایل تا منابع و Duration های پروژه و ... را شامل می شود. مایکروسافت پروجکت از این مشخصه ها به هنگام چاپ خروجی ها نیز استفاده می کند.

اگر به آدرس File/Info/Project Information نیز مراجعه کنیم در گزینه دوم برای مشاهده مقادیر پروژه و در گزینه اول برای وارد کردن و مشاهده اطلاعاتی از پروژه مواجه خواهیم شد. در Advanced Properties سربرگ Summary جزئیاتی از خودمان و پروژه می توانیم ارائه کنیم. 

حال به سراغ برخی از ویژگی های ظاهری مایکروسافت پروجکت 2010  ( Microsoft Project 2010 ) می رویم. ساعات زمان بندی شده توسط مایکروسافت پروجکت به رنگ آبی، ساعات تعطیل به رنگ زرد و روزهای غیر کاری به رنگ خاکستری در می آیند. تنظیمات پیش فرض مایکروسافت پروجکت که همان Standard Base Calendar است ساعات کاری را 8 ساعت در روز ( از هشت صبح تا دوازده و از سیزده تا هفده) و شنبه و یکشنبه هر هفته را تعطیل در نظر می گیرد که این تقویم کاری را می توان شخصی سازی ( Personalize ) است.

MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 2 (3).jpg

 

بعد از اینکه زمان شروع و خاتمه پروژه را مشخص کردیم وقت آن می رسد که وظایفی را که پروژه را دقیقا به هدفش می رساند معین و دسته بندی کنیم. برای این کار لیستی از تمام کارهایی که می بایست انجام شود را آماده کرده و برنامه زمان بندی را آغاز می کنیم.

ادامه بحث را در پست بعدی دنبال خواهیم کرد.

1393/05/12 09:03 ق.ظ
آموزش سریع و ابتدایی مایکروسافت پروجکت - قسمت اول
 

ابتدا مایکروسافت پروجکت را اجرا می کنیم. از ورژن های 2002 به بعد مایکروسافت پروجکت می توانید استفاده کنید ولی آموزش ما مبتنی بر ورژن 2010 این محصول یعنی Microsoft Project 2010 خواهد بود.

( پس از نصب محصول که در پک مجموعه آفیس نیز موجود می باشد، برای اجرای مایکروسافت پروجکت می توانید به آدرس Start/All Programs/Microsoft Office/Microsoft Project 2010 بروید و مایکروسافت پروجکت را اجرا کنید. )

MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 1 (1).jpg

 

زمانی که مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) را اجرا کردیم تصویر بالا را مشاهده می کنیم که مانند سایر محصولات آفیس دارای تعدادی نوار وظیفه که آن ها را با نام Task Pan می شناسیم، است. هم چنین در بخش Help Online در قسمت Type Question می توانید سئوالات خود را تایپ کرده و جواب را از خود برنامه یا سایت مایکروسافت آفیس ( https://www.office.com ) دریافت کنید.

فضاهای کاری در مایکروسافت پروجکت  (Microsoft Project 2010) را View یا نما می نامند. مایکروسافت پروجکت دارای نماهای زیادی است که در هر لحظه با یک یا نهایتا دو نما می توان کار کرد. نمای پیش فرض مایکروسافت پروجکت  (MSP)  نمودار گانت ( Gantt Chart ) است. معمولا محیطی که ما بر روی آن تمرکز می کنیم سمت چپ برنامه و قسمت جزئیات فعالیت ها در مایکروسافت پروجکت خواهد بود.

برای اینکه نماهای غیر از نمودار گانت را ببینیم می توانیم از منوی View نماهای Resource Sheet یا Resource Usage، Task Usage، Network Diagram، Calendar، Team Planner و ... را انتخاب کرده و ببینیم.

MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 1 (2).jpg

 

نمای Resource Sheet جزئیات منابع را به صورت جدولی نمایش می دهد که در هر سطر یک منبع قرار می گیرد. فعالیت ها نیز در یک Sheet دیگر قرار می گیرند. نکته قابل توجه در این نما این است که  Resource Sheet چیزی از وابستگی بین فعالیت ها و منابع نشان نمی دهد. یعنی واضح نمی کند کدام منبع برای کدام فعالیت استفاده می شود. این وابستگی را از نماهای دیگر باید ببینیم.

روی Resource Usage نیز کلیک کنید تا نمایی را ببینید که فعالیت های تخصیص یافته به هر منبع را گروه بندی می کند. Task Usage برعکس Resource Usage عمل می کند. یعنی منابع مختص به هر فعالیت را نشان می دهد. این دو نما می توانند تخصیص منابع را در Timescale به صورت روزانه یا هفتگی نمایش دهند. اگر بر روی  Calendar کلیک کنیم، فعالیت ها را بر روی خط های زمانی با تقویم که به سه حالت ماهیانه، هفتگی و دلخواه می تواند نمایش دهد. خواهیم دید که مدت زمان فعالیت ( Duration ) به تناسب مقدار روزهای کاری طویل خواهد بود و در سمت چپ نیز چند تقویم ماه و هفته ای که در حال نمایش است را می بینیم.

به نمای Network Diagram بپردازیم؛ این نما روی ارتباط بین فعالیت های یک پروژه تمرکز کرده و با رسم خطوطی بین چند ضلعی ها، نوع ارتباط، تقدم و تأخر، پیش نیازی و پس نیازی را مشخص می کند. همچنین با دو کلیک روی خطوط به جزئیات نوع رابطه پی می بریم. ترتیبی که در جدول سمت چپ نمودار گانت ( Gantt Chart ) دیده اید با ترتیب فعالیت های موجود در Network Diagram از بالا به پایین متفاوت است. بنابراین در صورت نیاز با نگه داشتن موس یا دو بار کلیک روی هر مستطیل (چندضلعی) ها در Network Diagram جزئیات آن فعالیت را مشاهده خواهیم کرد. مسیر بحرانی در این Network Diagram با رنگ قرمز خطوط مشخص می گردد.

دو نما را همزمان نیز می توانیم مشاهده کنیم که تصویر را به دو نیمه بالایی و پایینی تقسیم کرده و هر کدام را در زمان دلخواه نمایش دهد. برای مثال با نمایش Gantt Chart و Network Diagram در یک پنجره می توانیم آن ها را به زمان دلخواه آورده و در Timescale مشاهده کنیم. برای این کار در قسمت راست صفحه کار که شامل نمودارها است راست کلیک کرده و Show Split را انتخاب می کنیم. با این انتخاب شکل در نیمه پایینی شکل قسمتی برای مقایسه باز خواهد شد که بتوانیم دو نما را باهم ببینیم. به صورت پیش فرض مایکروسافت پروجکت قسمت Task Form که شامل اطلاعات فعالیت هاست را نمایش می دهد. اگر روی قسمت سمت چپ (جایی که Task Form به صورت Landscape نوشته شده است) کلیک راست کنیم می توانیم نماهای دیگر را برای مقایسه بیاوریم و از ویژگی های فوق العاده و قابل هضم مایکروسافت پروجکت برای چک کردن کار استفاده کنیم.

MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 1 (3).jpg

 

ذکر این نکته در این جا لازم است که برای تسریع در محاسبات مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project ) نماهایی که نیاز به محاسبه زیاد و با حجم سنگین را معمولا در یک پنجره جدا Save می کنیم تا در هنگام نیاز در کمترین زمان به نما و اطلاعات مورد نظر دسترسی پیدا کنیم. ( غالباً نرم افزار نمودار گانت و جریان شبکه را جدای مایکروسافت پروجکت ذخیره می کند. یعنی سه فایل Network Diagram.mpp ، Gantt Chart.mpp و Microsoft Project.mpp را داریم. )

MSP learning- Functional 4 Beginner - Part 1 (4).jpg

 

تمام نماهای مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project ) را می توانیم در View/ Other View/ More View مشاهده کنیم. مایکروسافت پروجکت قابلیت های جالب و با دسترسی و آسانی در این بخش قرار داده است. یعنی از هر نمایی که مایکروسافت پروجکت قرار داده می توانیم استفاده کنیم یا نماهای دلخواه با استفاده از نماهای پیش فرض مایکروسافت پروجکت را خودمان بسازیم و استفاده کنیم. گزینه Save View نیز در Other View برای ذخیره نمای مورد نظر به کار می رود. همچنین در More View می توانیم پس از انتخاب کلید New گزینه Combination View را برای مقایسه اجرا کنیم.

اکنون کار مدیریت بر روی یک پروژه را آغاز می کنیم :

طرح هر پروژه معمولا با پیش بینی یک پروژه که تصور می کنیم اتفاق می افتد، یا با استفاده از مستنداتی که از پروژه های انجام شده در اختیار داریم، شکل می گیرد که می بایست به واقعیت تا حد ممکن نزدیک باشد. دقت داشته باشید مدل ما نمی تواند یک پروژه را کامل در بر بگیرد. بلکه روی بخش هایی مانند فعالیت ها و منابع و زمان و ... اعمال می شود.

نکته دیگری که می بایست در نظر بگیریم این است که در هنگام مدلسازی یک پروژه در مایکروسافت پروجکت باید دقت کنیم که چه اطلاعاتی از پروژه می خواهیم. زیرا ممکن است مدل ما با پروژه واقعی در برخی از موارد یا ویژگی ها متفاوت باشد. در مواجه با چنین چیزی، یا بسته به میزان اختلاف از واقعیت، پروژه اعتبارش را از دست می دهد یا ساختار واقعی نیاز به تغییر دارد. در سازمان های بزرگ به دلیل تغییر مدیران میانی و مدیران پروژه این اتفاق ملموس تر است. بنابراین قبل از اعمال تغییر مجاز در حوزه یا محدودیت پروژه با ذینفعان و کارشناسان پروژه جلسه های توجیهی برگزار گردد تا اختلاف مدلسازی پروژه با واقعیت به حداقل برسد.

مایکروسافت پروجکت نیز یک نرم افزار برای مدلسازی محسوب می شود و به هنگام کار با آن نباید هوش مصنوعی برای تشخیص شرایط مختلف در نظر بگیریم. بلکه باید مدلسازی را به شکل صحیح پیاده کنیم.

تا اینجا با موارد لازم برای درک محیط مایکروسافت پروجکت ( Microsoft Project 2010 ) آشنا شدیم. در پست بعدی شروع به ساخت یک پروژه از صفر تا صد خواهیم کرد. 

1 - 10بعدی
 

 ‭(پنهان)‬ ابزارهای بلاگ

 
 

 درباره وبلاگ مایکروسافت پروجکت MS Project

 
 
MS-Project Weblog LOgo.png
سلام، به وبلاگ مایکروسافت پروجکت شرکت پارسی سازان نام آشنا ( پارسینا ) خوش آمدید. در این وبلاگ هدف ما بر این خواهد بود تا جهت آشنایی شما خوانندگان محترم وبلاگ با نرم افزار مایکروسافت پروجکت تا مقایسه آن با سایر نرم افزارهای رایج و یا مزیت ها و یا عیوب این نرم افزار پرد کاربرد از سطح اول آشنایی تا سطوح بالای انجام پروژه های بزرگ دنیا صحبت کنیم. 
پس از مطالعه پست ها در صورت به وجود آمدن نظر چه مثبت چه منفی از لحاظ فنی و حتی نگارشی می توانید آن را از طریق بخش نظرات در پایان هر پست آن را با ما و تمام کسانی که علاقه به کار و آشنایی با این نرم افزار محبوب را دارند، در میان بگذارید تا به گسترش و پیشرفت خود و همکاران در این زمینه کمک کنیم.